Von Stufe 0 bis 5: Dein Fahrplan für systematische KI-Nutzung als Solopreneur

Wie gehst du am besten vor, wenn du KI wirklich gewinnbringend und systematisch in deinem Business nutzen willst? Diese Frage beschäftigt vermutlich viele Solopreneure – und die Antwort ist nicht pauschal für alle gleich.

Es gibt verschiedene Herangehensweisen, und in diesem Artikel zeig ich dir meine.

Ich hab das Ganze in fünf Stufen unterteilt und kann dir nur empfehlen, wirklich vorne anzufangen. Vielleicht versuchst du nämlich gerade schon auf eine höhere Stufe zu springen, obwohl du die vorherige noch gar nicht richtig gemeistert hast. Spoiler: Nicht die beste Idee. 😄

Wichtig: Ich richte mich hier an Soloselbstständige.

Es geht darum, wie du als Solopreneur:in, die alleine in ihrem Business arbeitet – ohne Team, vielleicht sogar komplett ohne Freelancer – KI wirklich als richtigen Hebel nutzen kannst. Denn KI kann ein riesengroßer Hebel sein, aber nur, wenn du systematisch vorgehst.

Stufe 0: KI als besseres Google

Bevor wir zu den eigentlichen Stufen kommen, gibt’s noch Stufe 0. Das ist wahrscheinlich die Stufe, mit der wir alle irgendwann angefangen haben: ChatGPT als das bessere Google.

Bei mir hat das zumindest so angefangen, als ChatGPT rauskam. Ich hab hier und da ausprobiert, was das Tool so kann. Es hat eine Weile gedauert und viele Versuche gebraucht – plus viel drüber lesen und informieren – bis ich rausgefunden hab: Ah okay, ich kann ChatGPT ja noch ganz andere Aufgaben geben.

Am Anfang stellst du vielleicht Fragen wie:

• Was bedeutet [Begriff, den du noch nie gehört hast]?
• Wo muss ich klicken, wenn ich das und das machen will?
• Ich hab hier eine E-Mail bekommen, wo drin steht, dass ich ein amerikanisches Steuerformular ausfüllen soll – was soll ich machen?

Das sind typische Anwendungsfälle am Anfang. Und es ist zweifelsohne sehr praktisch, wenn du eine Frage hast und direkt die Antwort kriegst, ohne bei Google ewig Links zusammenzuklicken.

Aber das ist wirklich das, was ich als Stufe 0 bezeichnen würde. Es ist der Start, du machst dich langsam vertraut mit KI – aber das ist noch lange nicht der Punkt, wo KI zum besagten Hebel wird, mit dem du locker doppelt so produktiv werden kannst.

Das ist also die Ausgangsbasis. Ich geh davon aus, du hast schon einen ChatGPT-Account – oder bei einem anderen Chatbot – und hast vielleicht schon so ein bisschen was ausprobiert.

Und jetzt fragst du dich: Okay, und was bringt mir das jetzt wirklich?

Stufe 1: Prompting lernen – die Basis für alles Weitere

Dann geht’s los mit Stufe 1: Du lernst, wie das mit dem Prompting funktioniert.

Ein Prompt ist der Befehl, den du der KI gibst. Du sagst: Mach jetzt mal bitte das und das für mich. Oder: Beantworte mir diese Frage. Recherchiere mir ein bestimmtes Thema.

An das Thema gibt es unfassbar viele Herangehensweisen, und du wirst überall andere Frameworks kennenlernen. Im Kern ist es aber wichtig, dass du die Grundprinzipien verinnerlichst (die sollten überall gleich sein).

Denn nur dann haben die Antworten, die du aus ChatGPT rauskriegst, auch wirklich Substanz, sodass du damit etwas anfangen kannst.

Die 3 Bausteine eines guten Prompts

Ein guter Prompt sollte im Kern drei Bausteine beinhalten:

1. Detaillierte Aufgabenbeschreibung

Das heißt nicht einfach nur: “Schreib mir bitte einen Blogartikel zu dem und dem Thema.” Geh noch ein bisschen tiefer rein:

• Wie soll der Blogartikel aufgebaut sein?
• Wie lang sollte er sein?
• Was soll das für eine Art von Blogartikel sein? Eine Liste, ein umfassender Guide?
• Hast du schon Anhaltspunkte für den Inhalt?

Beschreib das gewünschte Endergebnis dabei so spezifisch wie möglich. Auch immer hilfreich: Das Format nennen, in dem du deine Antwort haben möchtest. Wenn es um Textgenerierung geht, ist das relativ simpel.

Aber vielleicht willst du auch etwas vergleichen, bspw. verschiedene Anbieter für ein bestimmtes Thema recherchieren. Dann kannst du etwas sagen wie: Gib mir eine Tabelle, in der die Faktoren X, Y und Z übersichtlich dargestellt und verglichen werden.

Fakt ist einfach: Damit dein Ergebnis auch wirklich mit dem übereinstimmt, was du dir vorstellst, musst du der KI sagen, was du haben möchtest.

2. Relevanter Kontext

Kontext ist unfassbar wichtig für KI, denn sie kann sich diesen Kontext nicht selber dazudenken (und wenn sie es versucht, geht es in den allermeisten Fällen schief). Kontext kann z.B. sein:

• Was hast du für ein Business?
• Wie sieht dein Geschäftsmodell aus?
• Wer ist deine Zielgruppe?
• Was sind deine Themen?
• Warum ist das eine wichtige Aufgabe?

Überlass es nicht der KI, sich die Antworten auf diese Fragen zu denken, sondern schreib alles, was für die Aufgabe wichtig ist, direkt in den Prompt.

3. Klare Regeln

Wenn du die Aufgabe geschrieben und den Kontext gegeben hast – was ist dir dann noch wichtig? Das sind die zusätzlichen Regeln, die die KI beachten soll, die ebenfalls in einen guten Prompt gehören.

Diese drei Bestandteile sollte ein guter Prompt auf jeden Fall beinhalten. Kann man darüber hinaus noch mehr machen? Klar – aber wenn du dich daran hältst, bist du schon mal sehr gut aufgestellt.

Üben, üben, üben

In der ersten Stufe geht’s wirklich erstmal darum, dass du übst, diese Prompts zu schreiben. Du kannst dir dabei praktischerweise auch Hilfe von der KI holen.

Aber es ist wichtig, dass du das nicht komplett an die KI abgibst. Beschäftige dich auch ein bisschen selber damit: Wenn ich einen Prompt auf eine bestimmte Art und Weise formuliere, bestimmte Bestandteile mit reinnehme – wie verändert sich denn dann das Ergebnis?

Stufe 2: Systematische Nutzung eines KI-Chatbots

Damit kommen wir zu Stufe 2 und tatsächlich auch schon zu dem Punkt, an dem KI dieser riesengroße Hebel für den Business werden kann. Du musst nicht durch zig verschiedene Stufen laufen, bis du wirklich davon profitieren kannst – das kann schon hier auf Stufe 2 passieren.

Hier geht’s darum, dass du einen KI-Chatbot systematisch nutzt.

Welcher Chatbot ist der richtige?

Ich hab bisher nur von ChatGPT geredet. Du kannst aber auch jeden anderen Chatbot nehmen; die meistgenutzten sind neben ChatGPT noch Claude (von Anthropic) und Gemini (von Google). Ich würde dir empfehlen, einen von diesen drei zu nutzen – sie haben im Kern alle die gleichen Funktionen und Möglichkeiten.

Wenn du einen davon wirklich meisterst, kannst du schon unfassbar viel damit machen.

Und wenn du gutes Prompting gelernt hast, hast du dich wahrscheinlich auch mit Use Cases befasst – mit den tatsächlichen Anwendungsfällen, wie du in deinem Business KI einsetzen kannst.

Früher oder später wirst du merken, dass es einige Aufgaben gibt, die du immer und immer wieder an die KI abgibst, und für die du im Kern immer die gleichen Prompts nutzt. Das ist der Punkt, an dem du hier einsteigst.

Custom GPTs für wiederkehrende Aufgaben

Ein Custom GPT hat bereits bestimmte Instruktionen hinterlegt, sodass du nicht jedes Mal den gleichen Prompt neu eingeben musst. Du machst das einmal, kannst dann immer wieder darauf zugreifen und so gleich viel effizienter mit KI arbeiten.

Einen Custom GPT kannst du dir also vorstellen wie dein eigenes Team aus KI-Assistenten: kleine Chatbots, die auf ganz spezielle Aufgaben oder Themenbereiche eingestellt sind.

Und an dem Punkt wird’s systematisch, weil du nicht “einfach so” ChatGPT nutzt, sondern wirklich mit Plan an die Sache drangehst.

Projekte vs. Custom GPTs

Neben Custom GPTs stehen dir in ChatGPT (und Claude) die sog. Projekte zur Verfügung. Beide haben viel gemeinsam, zum Beispiel, dass man jeweils schon Instruktionen hinterlegen kann.

Projekte haben aber bspw. den Vorteil, dass alle Chats, die du innerhalb eines Projekts gestartet hast, direkt in dem Projekt gespeichert werden, wie eine Art Ordner. Custom GPTs wiederum kannst du z.B. mit anderen teilen. Was du nicht machen kannst ist Custom GPTs innerhalb eines Projekts nutzen.

Es gibt also ein paar technische Fallstricke, an denen du dich orientieren musst um zu entscheiden: Welches System passt hier für mich?

Auch hier gibt es nicht den einen Weg. Manchmal ist für dich der Custom GPT die richtige Wahl – zum Beispiel, wenn du den Assistenten auch teilen willst. Manchmal ist das Projekt die richtige Wahl, wenn dir wichtig ist, dass alle Chats beieinander gespeichert sind.

Wenn du zum Beispiel Freelancer:in bist, könntest du ein Projekt pro Kunde erstellen, in dem du alle relevanten Informationen zu diesem Kunden hinterlegst, um damit so effizient wie möglich zu arbeiten.

Das ist es, was ich meine, wenn ich von “systematisch” rede: Zum einen, dass du mit Custom GPTs und Projekten arbeitest, gerade für wiederkehrende Aufgaben und Themenbereiche.

Kontextdokumente erstellen

Und zum anderen, dass du sog. Kontextdokumente erstellst. Ich hab es bei Stufe 1 schon gesagt: Kontext ist für KI unfassbar wichtig. Kontextdokumente sind ein Weg, um das noch systematischer anzugehen.

Ich nutze bspw. Google Drive, um diese Dokumente zu sammeln.

• Allgemeines: allgemeine Dokumente zu meinem Business, bspw. mit meinem Markenstimmen-Guide oder meinem KI-Briefing
• Produkte: Infos zu einzelnen Produkten/Angeboten
• Sonstige Ressourcen: Best Practices für einzelne Themen (Copywriting, SEO etc.), Beispiele von anderen die mir gut gefallen, …

Das sind alles Kontextdokumente: Informationen, die du immer wieder brauchst und die du möglichst an einem zentralen Ort ablegst, um darauf schnell zuzugreifen.

Für neue Custom GPTs musst du so bspw. nicht jedes Mal neu formulieren, wer deine Zielgruppe ist, sondern greifst auf das passende Dokument zu, in dem genau diese Infos enthalten sind.

Stufe 3: KI dort nutzen, wo du eh schon arbeitest

Gehen wir weiter zu Stufe 3: KI dort nutzen, wo du eh schon arbeitest.

Wenn du Stufe 2 gemeistert hast – du hast also einen KI-Chatbot, den du systematisch nutzt – dann ist es ja nach wie vor so, dass du in ChatGPT, Claude oder Gemini aktiv reingehen musst. Du musst aktiv die Chats starten, vielleicht auch häufig Text hin und her kopieren.

Das ist schon praktisch, keine Frage, aber es geht auch noch effizienter.

Beispiel: Notion AI

In meinem Fall ist das vor allem Notion. Ich speicher dort sowieso schon sämtliche wichtigen Business-Informationen: meine Angebote, Notizen, Ideen, Content-Planung – eigentlich alles. Und genau hier liegt der Vorteil der Notion AI: Ich arbeite bereits in dem Tool, alle relevanten Daten sind vorhanden, und ich muss nichts mehr hin und her kopieren.

Die Notion AI gibt mir Zugriff auf dieselben Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Gemini – immer in der neuesten Version. Der Unterschied? Die Ergebnisse landen direkt dort, wo ich sie brauche: in meinem Notion-Workspace.

Bei mir hat die Notion AI mittlerweile die direkte Nutzung von ChatGPT oder Claude fast vollständig ersetzt. Denn warum sollte ich in einen separaten Chat wechseln, wenn ich die gleiche Qualität direkt in meinem Arbeitstool bekomme?

Beispiel: Google Sheets mit Gemini

Ein weiteres Beispiel ist Google Sheets mit Gemini. Wenn du den Google Workspace nutzt, ist Gemini direkt integriert und kann einiges: Tabellen erstellen, Formeln generieren, Datenanalysen durchführen, Diagramme erstellen und komplexe Formatierungen übernehmen.

Für meine Membership Mission KI hab ich vor kurzem ein Reporting erstellt. Ich wollte auf einen Blick sehen: aktive Mitglieder, Kündigungen, Renewals, Upgrades von 6 auf 12 Monate. Dafür brauchte ich einige Formeln – von denen ich null Ahnung hab.

Kein Problem mit Gemini. Ich konnte direkt im Reporting arbeiten und Gemini sagen: “Füg in Zelle X diese Formel ein, ich will damit Y erreichen.” Funktioniert das immer reibungslos? Nein. Manchmal behauptet Gemini, nur englische Anfragen zu verstehen – obwohl deutsche problemlos klappen.

Praktisch ist aber: Der Kontext aus der Tabelle ist bereits im Chat verfügbar. Gemini versteht die Struktur und kann Formeln über ganze Spalten hinweg anwenden. Das spart unfassbar viel Zeit.

Fast alle Tools haben KI-Funktionen

Der nächste Schritt für dich: Überleg, in welchen Tools du täglich arbeitest und wie du dort KI direkt einsetzen kannst. Fast alle Tools haben mittlerweile KI-Funktionen integriert – manche besser umgesetzt als andere, aber die Möglichkeiten sind da.

Überall, wo du diese Funktionen sinnvoll nutzen kannst, empfehle ich dir: Tu es. Das macht dich direkt produktiver.

Stufe 4: KI in Automationen integrieren

Selbst wenn du ChatGPT oder einen anderen Chatbot systematisch nutzt, musst du immer noch manuell reingehen, neue Chats starten und alles selbst anstoßen.

Auch mit der Notion AI ist das nicht anders – du öffnest das Chatfenster, startest den Chat, arbeitest damit. Der Kontext ist zwar da, aber du musst noch aktiv werden.

Die nächste Stufe ändert das: KI in Automationen zu integrieren.

Beispiel: Content-Ideen automatisch generieren

Ein Beispiel aus meinem Alltag: Ich hab einen Custom GPT namens Walter, der Content-Ideen nach der W-Wort-Strategie generiert. Mein Business-Partner Tim hat den ursprünglich erstellt, ich hab ihn für System & Flow angepasst.

Das Problem: Wenn ich Walter in Chat GPT nutze, bekomm ich zwar gute Ideen, aber sie landen in ChatGPT. Ich will sie aber in Notion haben, und zwar in meiner Content-Datenbank, in der ich meinen gesamten Content plane und manage.

Die Lösung? Eine Automation, die das Gleiche macht wie Walter, nur direkt über Notion. Ich klick auf einen Button in Notion und alles läuft automatisch ab: Die Daten werden an einen Webhook geschickt, die Ideen werden generiert, verarbeitet und direkt in meiner Content-Datenbank in Notion gespeichert – mit dem Status “Idee”.

Eine Minute später kann ich direkt mit den neuen Ideen weiterarbeiten, ohne etwas kopieren zu müssen.

Beispiel: Von YouTube-Video zu Blogartikel

Ein weiteres Beispiel: Ich wandle meine YouTube-Videos automatisch in Blogartikel um (dieser Artikel hier ist auch aus einem Video entstanden). Sobald ich ein Video fertig habe, speichere ich das Transkript und lass eine Automation laufen.

Was passiert dann?

• Der Artikel wird basierend auf dem Transkript geschrieben.
• Der Beitrag wird automatisch in WordPress angelegt.
• Das Beitragsbild wird erstellt.

Alles automatisch. Ich muss nur noch reingehen, das Ganze kontrollieren, vielleicht kleinere Anpassungen machen, das Video einbetten – und kann dann veröffentlichen.

Wichtig: Automationen sind linear

Diese Beispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt. Es gibt unfassbar viele Möglichkeiten, KI in Automationen zu integrieren.

Wichtig zur Klarstellung, bevor wir zu Stufe 5 kommen: Mit Automationen meine ich lineare Abläufe. Ein Schritt folgt auf den anderen, immer in der gleichen Reihenfolge. Es gibt einen Trigger, dann werden definierte Schritte ausgeführt.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Weil Stufe 5 anders funktioniert.

Stufe 5: Autonome KI-Agenten einsetzen

Autonome KI-Agenten handeln selbstständig, du musst sie nicht aktiv anstoßen. Natürlich werden sie durch bestimmte Aktionen getriggert, aber dann laufen sie eigenständig und treffen Entscheidungen.

Ein Beispiel: Statt wie bei Walter auf einen Button zu klicken, könnte ein KI-Agent automatisch am ersten Tag des Monats starten. Er recherchiert News aus meiner Branche der letzten Wochen und erstellt basierend darauf direkt Videokonzepte für vier YouTube-Videos. Ich bekomme fertige Konzepte, muss nur noch die Videos aufnehmen.

Das ist autonomes Handeln.

Und es lässt sich noch viel weiter denken: Zum Beispiel in Multi-Agenten-Systeme, bei denen verschiedene KI-Agenten miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Da wird’s wirklich komplex.

Stufe 5 ist kein Muss!

Wichtig: Du musst nicht auf Stufe 5 kommen, um KI effizient zu nutzen.

Viele Workflows, für die man auf den ersten Blick an autonome Agenten denkt, lassen sich auch über lineare Automationen abbilden. Diese haben einen deutlich niedrigeren Komplexitätsgrad und sind einfacher aufzubauen.

Ich hab die Erfahrung gemacht, dass lineare Automationen für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichen – und deutlich praktikabler sind als komplexe Agentensysteme.

Trotzdem hab ich das Gefühl, dass viele sofort bei Stufe 5 einsteigen wollen. Überall auf LinkedIn und YouTube siehst du Videos von ultra komplexen Agenten, und du denkst: Das muss ich jetzt auch machen.

Musst du nicht.

Schon auf Stufe 2 kannst du KI als großen Hebel nutzen und deutlich produktiver arbeiten. Danach kannst du schauen: Wo arbeite ich täglich? Wie kann ich dort KI direkt einsetzen? Welche Automationen nutze ich bereits, kann ich dort KI integrieren?

Stufe 5 ist definitiv kein Muss, um KI gewinnbringend einzusetzen.

Fazit: Dein Weg zur systematischen KI-Nutzung

Das waren die fünf Stufen, wie du KI systematisch in deinem Solobusiness nutzen kannst – ohne jedem Hype hinterherzulaufen.

Klar gibt’s immer wieder neue Tools und Funktionen. Frag dich aber: Brauchst du das wirklich? Hast du einen konkreten Use Case dafür? Oder springst du nur auf den nächsten Trend auf?

Mein Weg – und der funktioniert auch hervorragend für unsere Mitglieder in Mission KI – ist dieser: Konzentrier dich erstmal auf Stufe 2. Lern, einen KI-Chatbot systematisch zu nutzen. Das allein kann schon ein riesiger Hebel sein.

Von da aus kannst du dann weitergehen: KI in deinen Arbeitstools nutzen, Automationen aufbauen, vielleicht irgendwann auch Agenten einsetzen. Aber nur, wenn es Sinn ergibt.

In welche der 5 Stufen würdest du dich gerade einordnen? Schreib’s in die Kommentare 👇🏼