3 Säulen, mit denen du deinen Notion-Workspace strukturieren solltest (egal welches Business)

Ein Notion-Workspace ist immer individuell – das ist klar und das ist ja gerade das Coole an Notion: Du kannst machen, was du möchtest und vor allem was du brauchst.

Wenn du aber soloselbstständig bist – und davon geh ich aus, wenn du diesen Artikel hier gerade liest – dann gibt es eine ganz grundlegende Struktur für deinen Workspace, die du immer nutzen kannst. Ganz egal, wie dein Business konkret aussieht!

Diese Struktur stell ich dir jetzt vor und sag dir danach noch, warum du sie wirklich immer nutzen kannst.

3 Säulen für deinen Workspace

Projekte, Aufgaben, Content, Angebote, Kund:innen, Notizen, Ideen – im besten Fall landet das alles in deinem Notion-Workspace, und alles ist miteinander verknüpft.

Damit du dich jederzeit gut zurechtfindest und immer weißt, wo du welche Information findest, empfehl ich dir aber, deinen Workspace in drei große Bereiche aufzuteilen. 3 Säulen, wenn du so willst, auf denen alles andere aufgebaut ist!

Diese Aufteilung kannst du immer nutzen, egal, wie dein Solo-Business konkret aufgebaut ist.

Hier geht es nämlich nicht um die Inhalte an sich, sondern wirklich um das System und die grundlegende Struktur.

Natürlich wird die jeweilige Gestaltung dieser drei Bereiche immer individuell aussehen, je nachdem, was du machst, wie du gerne arbeitest und was dir wichtig ist. Die Aufteilung an sich ist aber immer umsetzbar.

Schauen wir uns die drei Säulen mal genauer an!

Säule #1: CEO Hub

Als erstes brauchst du eine Schaltzentrale für dein Business. Bei mir heißt das CEO Hub – du kannst es auch Business Hub, CEO HQ oder wie auch immer nennen.

Wichtig ist: Alles, was für dein Business allgemein bzw. inhaltlich wichtig ist, findest du hier!

Mein CEO Hub sieht aktuell ungefähr so aus (es hieß mal Dashboard, bevor ich es Hub genannt hab, deswegen der andere Name) :

Ich arbeite gerne mit einer Art Navigation auf der linken Seite, durch die einzelnen Callout-Boxen bleibt das ganze schön übersichtlich.

Da mein Business recht viele Standbeine hat (z.B. System & Flow, die Toolkiste usw.), hab ich dafür noch eigene Dashboards, die hier verlinkt sind. Wenn du einfach ein Business hast, könntest du in die Navigation bspw. einzelne Seiten für die Bereiche in deinem Business integrieren: Content, Marketing, Produkte, Kund:innen usw.

Das Ziel ist einfach, dass du von hier aus schnell zu den einzelnen Bereichen kommst, die für dein Business relevant sind, und damit arbeiten kannst!

Neben der Navigation hab ich verschiedene Ansichten für sämtliche Business-Projekte eingebaut. Hier ist das Ziel, quasi die Vogelperspektive einzunehmen und auf einen Blick zu sehen: Was steht so an und wo geht’s hin?

Unterhalb hab ich noch meine derzeitigen Abos für Tools integriert (nicht im Screenshot), das ist ja projektübergreifend.

Wie dein CEO Hub aussehen könnte, ist wie gesagt sehr individuell und hängt total von deinem Business ab. Aber vielleicht kommen dir schon die ersten Ideen, wie du deine Schaltzentrale aufbauen kannst?

Im System & Flow Onlinekurs steigen wir hier natürlich tief ein und können gemeinsam überlegen, welche Business-Bereiche und Übersichten dir wichtig sind und wie du dein Dashboard gestalten kannst! Hier findest du alle Infos.

Säule #2: Planung & Review

Was du im CEO Hub nicht findest, sind deine konkreten Aufgaben, Meetings und sonstige To do’s und Events. Dafür gibt es den zweiten Bereich: Planung & Review.

Wie der aufgebaut ist, hängt komplett davon ab, wie du am liebsten arbeitest!

Ich z.B. hab keinerlei Deadlines von außen, sondern setz mir maximal selber welche (und die auch eher grob). Deswegen spielt es für mich nur eine untergeordnete Rolle, an welchem Tag ich eine Aufgabe erledige.

Klar gibt’s bspw. Content, der an Tag X online gehen soll und im besten Fall bis dahin produziert werden sollte. Wann ich aber daran arbeite, ist flexibel und ändert sich auch gerne mal spontan.

Was für mich daher gut funktioniert in meiner Planung: Ein Fokus-Projekt pro Woche, wo die meiste Zeit reingeht. Außerdem plane ich sonntags, was ich generell im Laufe der Woche erledigen möchte. Um zu gucken, ob diese Planung realistisch ist, mach ich auch eine grobe Aufteilung auf die einzelnen Tage.

In Notion nutz ich dann vor allem meine Wochenübersicht: Da seh ich all die Dinge, die in der Woche anstehen inkl. Status und grober Reihenfolge, wie ich daran arbeiten möchte (jetzt, als nächstes, später).

Ähnliche Übersichten hab ich auch für den Tag heute, Monat, Quartal und Jahr – jeweils mit den Informationen drauf, die eben für diese Zeitspanne relevant sind.

Neben der Planung finde ich eine regelmäßige Review/Reflektion auch wahnsinnig wichtig, um nicht den Fokus zu verlieren und sich immer wieder neu auszurichten (denn sind wir mal ehrlich, in einem Solo-Business kann man schnell mal die Richtung ändern und auch schnell den Faden verlieren).

Ich hab in Notion jeweils eine Seite für meinen Tagesabschluss sowie für Wochen-, Monats- und Quartalsreview. Wie das im Detail aussieht, dazu gibt es sicher mal einen eigenen Artikel.

Wichtig für diese zweite Säule ist: Du solltest Klarheit darüber haben, wie du am besten arbeitest und deine Aufgaben, Meetings etc. planst – so kannst du den zweiten Bereich in Notion dann so einrichten, dass du optimal und produktiv arbeiten kannst.

Säule #3: Wissen & Ressourcen

Der dritte und letzte Bereich ist für deine Ressourcen.

Das ist recht weit gefasst – ich zähle dazu z.B. Notizen aller Art, aber auch “externe” Ressourcen wie Onlinekurse die du machst, Bücher, Artikel, Videos und so weiter.

Hier baust du dir also deine persönliche Bibliothek mit allem, was für dich und dein Business wichtig ist!

Der Vorteil daran, das alles in Notion zu sammeln: Du kannst die Ressourcen direkt mit deinem “sonstigen” Business verknüpfen, z.B. deine Notizen und Ideen mit dem passenden Projekt oder interessante Links als Inspiration für neue Angebote.

Mithilfe einer zentralen Themen-Datenbank kannst du außerdem alles, was sich zu einem Thema in deinem Workspace befindet, an einem zentralen Ort sammeln – Ressourcen und Notizen, aber auch eigenen Content.

So sieht das z.B. bei mir aus für das Thema “Notion”:

Mit der Zeit entsteht so ein richtiges Nachschlagewerk und der ultimative “connected workspace” alle wichtigen Daten und Informationen sind miteinander verknüpft und jederzeit schnell abrufbar!

Warum diese Struktur für jedes Solo-Business?

Jetzt kennst du also die drei Säulen, die ich dir als Struktur für deinen Workspace empfehlen würde.

Warum aber ist das so wichtig, dass du eine solche Struktur, ein solches System nutzt?

Erstmal arbeitest du damit deutlich effizienter, weil du genau weißt, wo du was findest: Deine aktuellen Aufgaben im Planungsbereich, deinen geplanten Content und Infos zu Projekten für Kund:innen über den CEO Hub und so weiter.

Mein Ziel ist immer, das nicht mehr als drei Klicks notwendig sind, um zur gewünschten Stelle zu kommen!

Wenn alles seinen Platz hat, wirst du deutlich entspannter arbeiten können (zumindest geht es mir so, seit ich meinen Workspace eingerichtet hab). So kannst du montags mit einem guten Gefühl in die Arbeitswoche starten – alles ist so vorbereitet, wie du es brauchst.

Natürlich lässt sich innerhalb der drei Bereiche alles individualisieren. Du hast jetzt einen Eindruck von meinem CEO Hub erhalten; deiner kann ganz anders aussehen, wenn dein Business anders aufgebaut ist!

Eine Schaltzentrale wird dir aber so oder so helfen.

Außerdem arbeitest und denkst und funktionierst du sehr wahrscheinlich ganz anders als ich. Deinen Bereich für Planung und Review kannst du also anders aufbauen; wichtig ist vor allem, dass du ihn hast.