Notion-Dashboards erstellen: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn du dich eine Weile mit Notion beschäftigst, dann begegnet dir der Begriff “Dashboard” wahrscheinlich relativ häufig – aber was hat es damit auf sich?

Um diese Frage und auch, wie du selber in deinem Workspace nützliche Dashboards erstellst, darum geht es in diesem Artikel.

Am Ende sind Dashboards nämlich das, was Notion für dein Solo-Business so spannend macht!

Was ist überhaupt ein Dashboard?

Rein technisch gesehen ist ein Dashboard nichts anderes als eine Seite in Notion. Das kann sowohl eine reguläre Seite sein als auch ein Eintrag in einer Datenbank! Hier gestaltest du dann den Seiteninhalt (unterhalb der Eigenschaften) als Dashboard.

Den Aufbau eines Dashboards legst du ganz flexibel fest, das ist ja das Praktische an Notion: Je nachdem, was du im jeweiligen Fall gerade brauchst – mithilfe der Blöcke baust du es dir passend zusammen.

Ein Beispiel für eine reguläre Seite wäre ein Content-Dashboard. Du findest hier dann sämtliche Informationen und Daten, die du brauchst, um an deinem Content zu arbeiten.

Mein Content-Dashboard sieht so aus:

Wir haben hier also

• einige Callout-Blöcke mit Links zu anderen Seiten/Unterseiten sowie Buttons für neue Content-Ideen
• den Redaktionsplan mit geplantem Content (inkl. Status) als Kalender
• noch nicht eingeplante Content-Ideen als Liste neben dem Redaktionsplan, sodass einzelne Ideen schnell in den Kalender gezogen werden können, um sie zu terminieren
• eine Auflistung aller Prozesse für den Content-Bereich

Ein alternatives Beispiel für ein Dashboard ist mein Projekt, das ich angelegt hab, um mich auf die Notion-Zertifizierung vorzubereiten. Dabei handelt es sich nicht um eine reguläre Seite, sondern um einen Datenbankeintrag in meiner Projekte-Datenbank.

Oben werden wie sonst auch die Eigenschaften angezeigt, und aus dem Seiteninhalt habe ich ein Dashboard gemacht, das mir alle wichtigen Informationen zum Projekt zeigt:

Hier haben wir also

• die einzelnen Aufgaben, die mit dem Projekt verknüpft sind
• zwei Meilensteine auf dem Weg, um das Projekt abzuschließen
• Aufgaben und Meilensteine nochmal in der Kalenderansicht für besseren zeitlichen Überblick
• alle Notizen, die mit dem Projekt verknüpft sind

Hier habe ich also ausschließlich andere Datenbanken eingefügt und keine Links zu Unterseiten, Buttons etc., so wie im Content-Dashboard. Trotzdem wird der Zweck eines Dashboards erfüllt:

Am Ende sammelst du auf einem Dashboard nämlich alle Informationen, Daten und Inhalte für einen bestimmten Zweck, sodass du alles im jeweiligen Kontext wichtige auf einen Blick beisammen hast.

Ein gut aufgebautes Dashboard hat damit drei Vorteile:

1. Du verlierst weniger Zeit durch ständiges Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Seiten.
2. Du arbeitest fokussierter, weil dich weniger ablenkt.
3. Dein Workflow wird effizienter, weil du alles Wichtige direkt zur Hand hast.

Die Kunst ist es, auf einem Dashboard wirklich nur die Informationen anzuzeigen, die im jeweiligen Kontext wichtig sind! Alles andere lenkt nur ab und macht das Dashboard unübersichtlich.

Drei Arten von Dashboards

Jetzt weißt du also schon mal, was ein Dashboard ist – im Prinzip nichts anderes als eine Sammlung von Informationen für einen bestimmten Zweck. Wie aber legst du jetzt den Zweck fest, bzw. woran kannst du dich hier orientieren?

Ich unterscheide hier zwischen drei Arten: Je nachdem, wofür du ein Dashboard nutzen willst, orientiert es sich an der Zeit, an einem bestimmten Ergebnis oder an einem Thema.

Zeitbasiert

Ein zeitbasiertes Dashboard zeigt alle Informationen an, die für einen bestimmten Zeitraum wichtig sind.

Nehmen wir als Beispiel mal meine Wochenübersicht: Hier sehe ich alles, was ich im Hinblick auf eine gesamte Woche sehen muss, um effizient und produktiv arbeiten zu können – nicht mehr und nicht weniger.

Es kann gut sein, dass so eine Wochenübersicht bei dir ganz anders aussehen würde, einfach weil für dich und deine Arbeit ganz andere Dinge wichtig sind. Das ist ja das Coole an Notion, dass du es dir so einrichten kannst, wie es für dich und deine Arbeitsweise und dein Business am besten passt!

Übrigens: Für noch mehr Zeitplanung und so Themen wie Timeblocking schau dir mal den Notion Kalender an.

Themenbasiert

Auf einem themenbasierten Dashboard sammelst du alle Informationen zu einem bestimmten Thema oder Bereich.

Ein gutes Beispiel ist das Content-Dashboard, das du vorhin schon kennengelernt hast: Hier hab ich alles Wichtige eingebaut, das ich brauche, wenn ich in meinem Business am Bereich Content arbeite.

Genau so ein Dashboard kannst (und solltest) du auch für alle anderen Bereiche in deinem Business erstellen! Je nachdem, an welchem Bereich du dann gerade arbeitest, rufst du einfach das passende Dashboard auf und findest dort alles, was du brauchst.

Ergebnisbasiert

Bei dieser Dashboard-Variante steht ein konkretes Ziel im Mittelpunkt: Es geht darum, etwas Bestimmtes zu erreichen (das wahrscheinlich auch irgendwann abgeschlossen ist).

Ein typisches Beispiel wäre hier das Projekt-Dashboard. Wie gerade schon erwähnt, würdest du hierfür keine extra Seite anlegen – stattdessen “lebt” das Dashboard im Datenbankeintrag für das jeweilige Projekt.

Hier kannst du Meilensteine definieren, Aufgaben und Notizen sammeln und so weiter. Wenn du am Projekt arbeitest, findest du hier alle Informationen, die dafür wichtig sind.

Schritt für Schritt zum fertigen Dashboard

Soweit also die Theorie! Jetzt schauen wir uns an, wie du denn vorgehst, wenn du ein Dashboard in Notion erstellen möchtest.

Wir nehmen dazu Julia als Beispiel. Sie ist Hochzeitsfotografin und möchte ihren CEO Hub erstellen. Entsprechend der drei Säulen in der Grundstruktur, die ich dir für deinen Workspace empfehle, ist das also ein sehr wichtiges Dashboard: Es soll dir Überblick verschaffen über alles, was in deinem Business gerade so los ist.

Außerdem gibt es einige Unterseiten für die einzelnen Bereiche im Business.

Julia legt also eine Seite für ihren CEO Hub an, inkl. Cover und Icon. Sie stellt die Seite auf Volle Breite und startet ansonsten bei null:

Schritt 1: Grundgerüst erstellen

Jedes Dashboard soll einen bestimmten Zweck erfüllen, das haben wir gerade schon geklärt. Überleg dir also im ersten Schritt: Was ist dieser Zweck, was ist das Ziel des Dashboards? Was willst du damit erreichen?

Wenn du das hast, überlegst du, welche Datenquellen du dafür brauchst. Welche deiner Datenbanken willst du hier im Dashboard nutzen – und welche konkreten Ansichten brauchst du dafür?

Datenbanken und deren Ansichten sind dir noch neu? Dann schau dir erstmal hier den ausführlichen Guide zu Datenbanken an – im weiteren Verlauf des Artikels geh ich voraus, dass du deine Datenbanken schon eingerichtet hast. :)

Kommen wir zu unserem Beispiel, dem CEO Hub von Julia. Sie möchte dort bspw. ihre Jahresziele sehen, und zwar direkt mit dem Fortschritt, den sie dort bisher gemacht hat. Die Datenquelle ist also ihre Ziele-Datenbank – davon braucht sie eine Ansicht, die die Eigenschaft “Fortschritt” zeigt.

Außerdem möchte sie sich direkt einen Überblick über alle ihre Buchungen für Hochzeiten verschaffen können. Eine solche Buchung speichert sie als Projekt in der Projekte-Datenbank, auch hiervon braucht sie also eine entsprechende Ansicht.

Und so überlegst du weiter, was auf dem Dashboard für dich hilfreich ist!

Deine Planung schreibst du in simplen Bullet Points auf die Seite – das wird das Grundgerüst, an dem du dich später orientieren kannst. Falls du hier schon weißt, dass du Unterseiten anlegen wirst, kannst du das bereits entsprechend hierarchisch anordnen.

Julias Grundgerüst für ihren CEO Hub sieht am Ende so aus:

Du definierst hier also klar, was das Dashboard leisten soll und welche Datenbanken du brauchst, BEVOR du mit dem eigentlichen Aufbau startest! Wild irgendwo Inhalte einfügen ist nämlich selten die beste Idee; erstmal machst du dir daher einen Plan.

Je nachdem, wie du am besten denkst und arbeitest, kannst du dir ggf. sogar eine Skizze machen (so richtig mit Stift auf Papier), wie das Dashboard am Ende aussehen soll.

Vielleicht reichen dir auch die Bullet Points – Hauptsache, du weißt nach dem ersten Schritt, wo du mit dem Dashboard hinwillst und welche Datenquellen du dafür brauchst!

Schritt 2: Datenquellen vorbereiten

Wenn du den Plan hast, geht’s an die Umsetzung und hier startest du in den gerade aufgelisteten Datenbanken. Die rufst du jetzt eine nach der anderen auf und erstellst dort schon mal die Ansichten, die du im Dashboard brauchst.

Bei Julia wären das also z.B. ihre Jahresziele inkl. der Fortschrittsanzeige. Sie entscheidet sich hier für das Galerie-Layout, weil sie dort die Cover der einzelnen Einträge mit anzeigen kann – das ist visuell einfach schöner als bspw. eine Tabelle. Und da sie ja nicht viele Eigenschaften anzeigen will (sondern nur die eine), bietet sich das hier an.

In der Projekte-Datenbank erstellt sie zwei Ansichten: Einmal den Überblick über die Hochzeitsbuchungen…

…und einmal ihre internen Projekte, ebenfalls gruppiert nach Status:

Übrigens: Du musst diese Ansichten nicht schon in der Datenbank selbst erstellen – das kannst du grundsätzlich auch vom Dashboard aus machen! Dann wäre die Ansicht allerdings nirgends sonst gespeichert.

Wenn du wiederum Ansichten zuerst in der Master-Datenbank erstellst, so wie Julia hier, sind sie dort gespeichert und du kannst sie mit nur wenigen Klicks überall in deinem Notion-Workspace einbinden. Deswegen empfehle ich gerne diese Vorgehensweise.

Schritt 3: Eventuelle Unterseiten anlegen

Das Grundgerüst steht, die Datenquellen sind vorbereitet, jetzt kann’s losgehen mit dem tatsächlichen Dashboard.

Schau auf dein Grundgerüst oder deine Skizze und leg los damit, alles zusammenzufügen!

Wenn du Unterseiten brauchst, find ich persönlich es immer am einfachsten, die als erstes anzulegen und anschließend mit den anderen Inhalten weiterzumachen. Das ist aber persönliche Präferenz.

Kleiner Tipp an der Stelle: Unterseiten in ein Callout packen für bessere Übersicht!

Da Julias CEO Hub ja der Ausgangspunkt für einige Unterseiten ist, nämlich für die einzelnen Bereiche in ihrem Business, startet sie damit. Sie legt ein Callout an, das als eine Art Navigation dient, und fügt dort die Unterseiten ein.

Schritt 4: Inhalte einfügen

Gehen wir doch mal der Reihe nach durch, wie aus den Bullet Points im Grundgerüst Schritt für Schritt Julias CEO Hub wird. Die Unterseiten hat sie ja bereits angelegt, entscheidet sich aber dafür, die Jahresziele noch darüber anzuzeigen, also ganz oben auf der Seite.

Im Prozess merkt sie, dass sie gerne noch eine weitere Ansicht hätte, mit ihren allgemeinen Business-Zielen – die sind allerdings auf den ersten Blick nicht ganz so wichtig und kommen daher in einen zweiten “Tab”.

Unterhalb der Ziele legt sie zwei Spalten an. In die linke Spalte kommt das Callout mit den Unterseiten. Darunter legt sie einen weiteren Callout-Block an und fügt hier zwei Buttons ein, über die sie schnell neue Hochzeitsbuchungen bzw. neue interne Projekte erstellen kann.

Rechts in die Spalte fügt sie zuerst den Überblick über die Hochzeitsbuchungen ein.

Unter die Hochzeitsbuchungen kommen dann die internen Projekte. Julia fügt hier allerdings nicht nur die Ansicht nach Status sortiert ein, sondern eine weitere nach Priorität gruppiert.

Du kannst also in einen solchen Block auch mehrere Datenbankansichten einfügen, die du dann wie einzelne Tabs aufrufen kannst! Das hast du bei den Zielen auch schon gesehen. Die Quelle muss nicht die gleiche Datenbank sein (es könnte also auch eine Ansicht mit Zielen und eine mit Projekten geben).

Julia könnte dementsprechend Hochzeitsbuchungen und interne Projekte auch in einen Block einfügen, das sähe dann so aus:

Auch das ist natürlich persönliche Präferenz und kommt immer auf den jeweiligen Einzelfall an: Willst du dir vor allem einen Überblick verschaffen und hast nicht allzu viel sonstigen Inhalt auf dem Dashboard? Dann bietet sich die Einzelansicht an, damit du nicht hin und her klicken musst.

Wenn du wiederum sehr viele verschiedene Ansichten brauchst, vielleicht auch aus verschiedenen Datenbanken, und das untereinander sehr viel Platz wegnehmen würde, ist die Option mit den verschiedenen Tabs ggf. sinnvoller.

Probier einfach aus, was für dich jeweils am besten passt!

Am Ende sieht die Version 1.0 von Julias CEO Hub so aus:

Schritt 5: Nutzen, testen, optimieren

Ich hab gerade natürlich ganz bewusst von Version 1.0 gesprochen, denn es ist recht unwahrscheinlich, dass du ein Dashboard – egal welcher Art – einmal erstellst und dann nie wieder etwas daran ändern willst.

Allerdings ist es super wichtig, dass du eben erstmal mit einer Version startest und das Dashboard dann erstmal eine Zeit in deinem Arbeitsalltag nutzt!

Nur so wirst du rausfinden, was genau so gut funktioniert und was du ggf. noch anpassen musst.

Gib dir da also ein wenig Zeit, arbeite erstmal eine Weile mit dem Dashboard, und dann wirst du ganz von selbst merken, wo noch Optimierungspotenzial ist – das ist wesentlich effektiver, als es von Anfang an direkt “perfekt” machen zu wollen und noch zwei Stunden in Kleinigkeiten zu stecken. :)