Notion Kalender: Kalender und Datenbanken in einem – so praktisch, wie es klingt?

Seit Anfang 2024 gibt es den Notion Kalender: eine separate App, die du als Kalender nutzen und über die du aber gleichzeitig auch auf deine Notion-Datenbanken zugreifen kannst.

Das beides zu kombinieren, kann super praktisch sein, bspw. für eine detaillierte Wochenplanung!

Du siehst alle Termine, die in deinem Kalender stehen, hast gleichzeitig aber auch die für den jeweiligen Tag geplanten Aufgaben (aus deiner Aufgaben-Datenbank) im Blick.

Wie der Notion Kalender funktioniert, wie du das mit der Wochenplanung umsetzen kannst und welches zusätzliche Tool der Kalender ebenfalls ersetzen könnte, erfährst du in diesem Artikel.

Deinen Notion Kalender einrichten

Aktuell ist der Notion Kalender für die gängigsten Betriebssysteme verfügbar, d.h. Mac, Windows, iOS und Android. Die Einrichtung solltest du auf jeden Fall am Desktop machen, damit du auf alle Funktionen zugreifen kannst.

Die Nutzung des Notion Kalenders ist übrigens komplett kostenlos und läuft völlig unabhängig von deinem gewählten Notion-Tarif!

Account für den Notion Kalender erstellen

Wenn du die App runtergeladen hast, loggst du dich im ersten Schritt ein – allerdings brauchst du dafür keinen separaten Account! Aktuell kannst du den Login nämlich nur über einen Google-Account machen , den benötigst du also definitiv.

Ob es hier irgendwann auch eine andere Möglichkeit geben wird, kann ich dir nicht sagen.

Kalender hinzufügen

Wenn du eingeloggt bist, besteht der erste Schritt daraus, dass du deine tatsächlichen Kalender zur App hinzufügst. Das geht aktuell nur über den Google Kalender oder über iCloud von Apple.

Hier weiß ich allerdings, dass weitere Optionen (wie Outlook) noch folgen werden; daran arbeitet das Notion-Team bereits aktiv und das wird (früher oder später) noch integriert.

Schauen wir uns das anhand des Google Kalenders an. Um deine Kalender zu integrieren, klick links in der Sidebar auf Kalenderkonto hinzufügen :

Es öffnen sich die Einstellungen, bereits an der richtigen Stelle. Hier klickst du auf Verbinden :

Folge dann den Anweisungen im Browser und erteile die nötigen Berechtigungen.

Wenn die Verbindung hergestellt ist, werden alle einzelnen Kalender deines Google-Accounts in der Sidebar angezeigt und du kannst sie flexibel ein- und ausblenden:

Falls du mehrere Kalenderkonten hast, d.h. unterschiedliche Google-Accounts verknüpfen möchtest, ist das kein Problem und funktioniert auch unabhängig von dem Konto, über das du dich ursprünglich im Notion Kalender eingeloggt hast.

Jetzt hast du also schon mal deine Termine im Notion Kalender und kannst hierüber natürlich auch neue Termine anlegen, bestehende bearbeiten, löschen und so weiter!

Nur für die Termine ist der Notion Kalender aber noch nicht so interessant; dafür könntest du auch viele weitere Apps nutzen.

Spannend wird’s, wenn du deinen normalen Notion-Account auch verknüpfst und deine Datenbanken in den Kalender integrierst!

Notion-Datenbanken verknüpfen

Öffne die Einstellungen und geh hier zum Punkt Notion. Klick auf Verbinden :

Wähl jetzt den Workspace aus, den du verknüpfen möchtest.

Du kannst in deinem Notion-Account (d.h. mit einer E-Mail-Adresse) mehrere Workspaces anlegen. Diese sind immer voneinander getrennt, d.h. du müsstest sie auch alle einzeln mit dem Notion Kalender verknüpfen.

Wenn ein Workspace verknüpft ist, wird er dir unterhalb der Google Kalender links in der Sidebar angezeigt. Klick neben dem Namen des Workspaces auf die 3 Punkte und dann auf Notion-Datenbank hinzufügen :

Es öffnet sich ein Fenster, über das du eine Datenbank auswählen kannst (immer nur eine, falls du also mehrere hinzufügen möchtest, musst du den Prozess entsprechend wiederholen).

Ganz wichtig: Hier werden nur Datenbanken angezeigt, bei denen du in der Master-Datenbank eine Ansicht im Kalender- oder Timeline erstellt hast!

Es reicht also nicht, dass die Datenbank eine Datumseigenschaft hat – du brauchst auch eine entsprechende Ansicht.

Alternativ siehst du bei erstellten Kalender- oder Timelineansichten in Notion auch immer die Option Im Kalender öffnen. Wenn du hier draufklickst, wird die Datenbank ebenfalls direkt zum Notion Kalender hinzugefügt (das geht im Zweifel also schneller).

Du kannst bis zu 10 Datenbanken mit dem Notion Kalender verknüpfen und diese genauso wie auch die Google Kalender über die Sidebar links ein- und ausblenden, so wie du es gerade brauchst.

Wichtige Einstellungen treffen

Um den Notion Kalender optimal zu nutzen, solltest du zu Beginn einmal alle Einstellungen durchgehen. Das sind nicht wahnsinnig viele, aber einige davon sind wirklich wichtig.

Unter Allgemein bspw. legst du fest

• ob Wochenenden im Kalender angezeigt werden sollen oder nicht
• ob die Woche sonntags oder montags beginnen soll (in Amerika ist Sonntag der Standard)
• ob du die Kalenderwoche angezeigt kriegen möchtest oder nicht
• ob die Uhrzeit im 12- oder 24-Stunden-Format angezeigt werden soll

Auch die restlichen Einstellungen kannst du alle einmal durchgehen und so konfigurieren, wie es für dich am besten passt.

In der Praxis: Wochenplanung mit dem Notion Kalender

Kalender und Datenbanken sind integriert – wie kannst du jetzt konkret mit dem Notion Kalender arbeiten?

Praktisch ist das ganze natürlich vor allem in Sachen Timeblocking , wenn du also genau planen willst, wann in der Woche du an welcher Aufgabe arbeitest. Das schauen wir uns jetzt mal etwas genauer an.

Nehmen wir mal an, du hast deinen Google Kalender mit allen Terminen verknüpft und deine Aufgaben-Datenbank. Dann könnte dein Notion Kalender jetzt ungefähr so aussehen:

Die Termine werden natürlich zu den jeweiligen Uhrzeiten angezeigt – Aufgaben standardmäßig erstmal als ganztägig, sofern du ihnen in Notion ein Datum zugewiesen hast.

Wenn du jetzt aber etwas genauer planen und vor allem festlegen möchtest, wann genau du an welcher Aufgabe arbeitest, kannst du die einzelnen Aufgaben einfach zur gewünschten Uhrzeit ziehen!

Sie kriegen dann eine Länge von 30 Minuten, die du aber natürlich beliebig anpassen kannst.

Du kalkulierst hier also, wie viel Zeit du wohl pro Aufgabe brauchst – und kannst eine viel realistischere Einschätzung treffen: Haut das so hin mit meiner Planung? Hab ich mir vielleicht viel zu viel vorgenommen?

Und noch ein Vorteil an dieser Methode: Zeiten sind wirklich geblockt! Wenn du also einen neuen Termin festlegen möchtest, siehst du, welche Zeiten du ja bereits für bestimmte Aufgaben eingeplant hast.

Dann überlegst du vielleicht zweimal, ob der Termin wirklich noch in die Woche passt oder ob du eher in die nächste gehen solltest, damit deine effektive Arbeitszeit nicht darunter leidet.

Eine Woche mit Timeblocking im Notion Kalender könnte dann so aussehen (in orange ist oben noch mein geplanter Content aus der Content-Datenbank zu sehen):

Während das schon sehr praktisch ist, gibt es trotzdem auch den ein oder anderen Punkt, der nicht ganz optimal umgesetzt werden kann.

Das gilt z.B. für Aufgaben, die du nicht in einem Rutsch erledigen kannst, weil sie zu umfangreich sind. Du hast nicht die Möglichkeit, dafür zwei Zeitblöcke einzuplanen (z.B. Montag von 14 bis 17 Uhr und Dienstag von 9 bis 11 Uhr).

In dem Fall müsstest du die Aufgabe für Montag einplanen und am Ende des Tages auf den Dienstag schieben.

Außerdem kann man leider keine Filter einsetzen, sodass bspw. nur Aufgaben angezeigt werden, die noch nicht erledigt sind (das ist ein Feature, das ich mir sehr wünsche).

Tooltipp: Falls dir sowas wichtig ist und du sehr viel Timeblocking machst, schau dir mal Morgen an! Ebenfalls eine Kalender-App, in der du deine Notion-Datenbanken integrieren kannst, aber mit flexibleren Planungsmöglichkeiten. Kostet ein paar Euro im Monat, es gibt aber einen kostenlosen Testzeitraum.

Wenn du eine Aufgabe über den Notion Kalender für einen bestimmten Zeitraum eingeplant hast, wird dir dieser übrigens auch automatisch bei Notion selbst angezeigt – das ist also alles zuverlässig synchronisiert:

So kannst du Termine und Aufgaben mit dem Notion Kalender also super aufeinander abstimmen und deine Woche planen!

Notion Kalender für Terminbuchung nutzen

Soweit also die Kalenderfunktion! Eingangs hab ich aber erwähnt, dass der Notion Kalender ggf. ein weiteres Tool ersetzen kann.

Du kannst die App nämlich auch zur Terminbuchung nutzen, d.h. als Alternative zu Tools wie Calendly oder YouCanBookMe! Das Prinzip ist das gleiche, am Ende hast du einen Link, den du einer anderen Person schickst, damit sie sich aus verfügbaren Zeiten einen Termin aussuchen kann. Die Einrichtung ist beim Notion allerdings etwas anders.

Klick in der rechten Spalte auf Verfügbarkeit teilen :

Der Kalender wird jetzt ausgegraut (alle eingetragenen Termine siehst du aber immer noch). Jetzt gehst du hin und markierst alle Zeiten, die du der anderen Person zur Verfügung stellen willst:

Rechts in der Spalte werden diese Zeitslots angezeigt und automatisch ein Link erstellt, den du teilen kannst. Du kannst hier außerdem noch einige weitere Einstellungen treffen:

• den Namen des Events
• die Dauer sowie die Mindest- und Maximalvorlaufzeit
• ob es ein Ablaufdatum für den Link geben soll
• in welchem deiner Google Kalender der Termin gespeichert werden soll
• ob automatisch ein Zoom- oder Google-Meeting erstellt werden soll

Triff alle Einstellungen so, wie sie für das jeweilige Event passen, und klick dann oben rechts auf Erstellen. Jetzt kannst du den Link wie bei Calendly & Co. auch verschicken und Termine können unkompliziert gebucht werden!

Anders als bei Calendly kann man hier also keine generellen Verfügbarkeiten angeben (z.B. Erstgespräche können immer Dienstag zwischen 11 und 14 Uhr oder Mittwoch zwischen 15 und 18 Uhr stattfinden). Du musst wirklich die genauen Zeiten alle einzeln als Verfügbarkeit auswählen.

Das ist für manche Arten von Terminen definitiv praktischer als für andere!

Ich persönlich nutze dieses Feature für die Buchung von Hot Seats im System & Flow Onlinekurs. Es ist nicht perfekt, ABER es erspart mir ein zusätzliches Tool und ist kostenlos – deswegen find ich es schon sehr praktisch.

Fazit: Lohnt sich der Notion Kalender?

Neben den Funktionen und Möglichkeiten, die du jetzt kennengelernt hast, gibt es auch noch ein paar weitere, die aber vor allem für die Arbeit im Team relevant sind und nicht unbedingt für Soloselbstständige.

Lohnt sich der Notion Kalender also?

Mein persönliches Fazit: Ja! Ich nutze den Kalender seit er verfügbar ist und auch, wenn nicht alles perfekt ist (bspw. auch in der mobilen App), bin ich trotzdem damit zufrieden – ich kann dort meine Termine managen und hab gleichzeitig “zeitsensitive” Notion-Datenbanken im Blick.

Meine Detail-Wochenplanung mache ich direkt im Kalender und lasse auch die Terminbuchung darüber laufen.

Also: Falls du eh den Google Kalender oder iCloud von Apple nutzt, würd ich dir empfehlen, den Notion Kalender einfach mal zu testen! Falls du aktuell ein anderes Kalendersystem wie Outlook nutzt und keine Lust hast, nur deswegen zu wechseln, würde ich eher noch warten, bis auch diese anderen Systeme integriert sind.